Quando si parla di strumenti di project management il mio pensiero corre subito a project charter, WBS e Gantt. Per alcuni, il termine strumento è invece sinonimo di uno dei tanti prodotti software disponibili sul mercato.
Molto più pragmatico l’approccio del team ‘strumenti di project management’ di Vittoria Assicurazioni che, nell’ambito di un progetto di standardizzazione delle modalità di pianificazione, ha pensato di creare anche la borsa del project manager.
La borsa del project manager
La borsa contiene tutto quello che serve per condurre una sessione di pianificazione o, più in generale, un buon meeting di progetto. Si tratta di strumenti fisici, che occupano spazio e che di solito sono sempre introvabili quando servono. Per questo le borse sono gestite centralmente attraverso un sistema di prenotazione, così da assicurare la disponibilità di una borsa pronta all’uso e in perfette condizioni, con un approccio simile a quella utilizzato dalle società di noleggio auto.
Curiosi di sapere cosa contiene la borsa? Questo è il dettaglio:
- chiavetta USB (con strumenti software e vademecum del project manager)
- evidenziatore ARANCIONE
- evidenziatore BLU
- evidenziatore FUCSIA
- evidenziatore GIALLO
- evidenziatore VERDE
- fogli da pacchi (5)
- gomma
- matita (2)
- pennarello lavagna NERO
- pennarello lavagna ROSSO
- pennarello lavagna VERDE
- pennarello NERO (2)
- post it ARANCIONE (2)
- post it GIALLO (2)
- post it ROSA (2)
- righello
- nastro adesivo
- temperino
- pennarello sottile NERO (2)
- pennarello sottile ROSSO (2)
- astuccio
- calendario
Strumenti di project management e team building
Le riunioni di progetto possono essere molto noiose, soprattutto se organizzate intorno ad un tavolo attrezzato con monitor o proiettore per condividere una serie di slide powerpoint. La realtà è che i metodi e gli strumenti scelti possono fare un’enorme differenza.
È infatti fondamentale scegliere strumenti che facilitino le interazioni tra i membri del team: io prediligo quelle opzioni che obbligano i partecipanti ad alzarsi in piedi, a muoversi e a interagire fisicamente. Sono infatti convinto che, attraverso i movimenti del corpo, venga consumata una parte dell’energia che sarebbe altrimenti utilizzata per ostacolare le relazioni reciproche. Credo inoltre che, rendendo visibile tutto il corpo (una metà del quale è solitamente nascosta sotto il tavolo) si aumenti l’efficacia della comunicazione non verbale.
In questa prospettiva, l’utilizzo di strumenti quali i post-it e i pennarelli, costituisce in realtà uno stratagemma per coinvolgere i membri del team in modo fisico. E anche la borsa serve per fare team building!
Per approfondire: come costruire la WBS
HPT (High-Performing Team) in azione
In questo video è possibile vedere la borsa, il suo contenuto e un HPT in azione.
Un grazie di cuore al team ‘strumenti di project management’: Francesca De Girolamo, Francesca Ripamonti, Marco Bianco, Maria Luisa Grazioli e Paola Rubbi.
Per saperne di più sugli HPT: il mito del team building
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Letture laterali
Consigli per trovare ispirazione e spunti di riflessione, attraverso letture solo apparentemente lontane dal contenuto dell’articolo.
Cheryl Strayed: Wild
Il racconto autobiografico di come una ragazza di 26 anni, senza alcuna esperienza di montagna, ha percorso da sola 1700 km sul Pacific Coast Trail, un sentiero molto più selvaggio di quelli che si trovano sulle nostre Alpi.
Un viaggio che le cambia la vita e l’aiuta letteralmente a trovare la propria strada, nonostante l’inesperienza la conduca a partire con strumenti del tutto inadeguati: uno zaino che riesce a malapena a sollevare e un paio di scarponi troppo piccoli.
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