Quando si ritorna da una vacanza, basta guardarsi in faccia per capire quanto positiva sia stata l’esperienza. Allo stesso modo, esiste un modo semplice per stabilire se un progetto si è concluso con successo: è sufficiente verificare se abbiamo ottenuto la soddisfazione del committente e di tutti gli attori coinvolti.
Ovviamente, sarebbe molto utile poter valutare in anticipo se il progetto a cui stiamo per dare avvio sarà un successo.
Caratteristiche del progetto di successo
In generale, un progetto con buone probabilità di sopravvivenza è:
- non troppo semplice
- non troppo complesso
- fortemente supportato dal committente
- realizzato da un team curioso e con voglia di fare
- dotato di vantaggi evidenti per molti degli attori coinvolti
Partire con il piede giusto
Un modo affidabile per iniziare un progetto sotto i migliori auspici è quello di definire degli obiettivi SMART. In sostanza si tratta di individuare obiettivi che siano sfidanti (se il compito è troppo facile cala la motivazione) e al tempo stesso realizzabili (se il compito è troppo difficile cala la motivazione).
Questa modalità è semplice da utilizzare quando siamo noi stessi a decidere di iniziare un progetto. Il problema sorge quando il progetto ci viene invece affidato (o affibbiato) da qualcun altro: in questo caso, quali strumenti abbiamo a disposizione per aumentare la probabilità di imbarcarci sul progetto giusto?
In due parole: possiamo negoziare.
Negoziare un progetto di successo, in 5 passi
- Verificare se gli obiettivi proposti dal committente sono SMART, in caso di risposta affermativa passiamo pure al punto 5.
- Individuare quali dimensioni degli obiettivi non rispondono al criterio SMART. Ad esempio, il risultato da ottenere potrebbe essere troppo generico (“avviare una nuova attività”), la misura definita in modo impreciso (“aumentare il numero di clienti”), l’obiettivo non realizzabile (“un’automobile alimentata ad acqua”) oppure non realistico per le nostre possibilità (“diventare il numero 1 nel mercato degli smartphone”), infine il tempo a disposizione potrebbe non essere sufficiente (“entro domani”).
- Agire sull’ambito del progetto (il lavoro da svolgere per fornire un prodotto o un servizio, con le caratteristiche concordate), sul tipo di risorse e sul tempo a disposizione, in modo da rendere gli obiettivi alla nostra portata. Ad esempio, a giugno dell’anno scorso, mi ero proposto di partecipare, come mia prima gara di corsa, ad una maratona autunnale: resomi conto che l’obiettivo era tutt’altro che SMART, ho invece pianificato una mezza maratona invernale (a parità di risorse, ho ridotto l’ambito del progetto e aumentato il tempo per realizzarlo).
- Negoziare con il committente dei nuovi obiettivi. Questo punto è spesso più facile di quanto si immagini, infatti è nell’interesse del committente che il progetto si concluda con successo. A questo proposito, quando un committente insiste a proporre obiettivi chiaramente irraggiungibili, conviene abbandonare la barca il prima possibile.
- Pianificare il progetto.
Come direbbe Watzlawick (vedi sotto), siamo noi stessi a costruire il progetto giusto.
Letture laterali
Consigli per trovare ispirazione e spunti di riflessione, attraverso letture solo apparentemente lontane dal contenuto dell’articolo.
Paul Watzlawick: Istruzioni per rendersi infelici
Watzlawick è stato uno dei padri del costruttivismo, un approccio psicologico secondo il quale ognuno di noi vive il mondo, quello dei rapporti interpersonali in particolare, attraverso una realtà inventata, nel senso di unica e personale.
In questo piccolo libro, viene illustrato, attraverso una serie di storielle divertenti, come sia nostra responsabilità vivere le situazioni che la vita ci presenta in modo più o meno positivo (in questo caso gli esempi sono disastrosi – uno stratagemma per farci sorridere delle nostre cattive abitudini).
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