Come gestire le email

C’era una volta il postino, che tutti i giorni feriali e sempre alla stessa ora, recapitava la posta. In quei tempi si aveva l’abitudine di destinare uno spazio ben preciso alla lettura della posta, mentre in momenti diversi ci si occupava di scrivere le lettere, facendo in modo di spedirle prima dell’orario in cui la posta veniva ritirata…

Le cose sono cambiate.

Lo stress da email

La natura del problema è duplice:

• le continue interruzioni causate dall’arrivo della posta impediscono di focalizzarsi su una specifica attività, riducendo così la produttività (a fine giornata si ha l’impressione di non aver concluso molto);
• la cartella della posta in arrivo, sempre intasata, provoca un senso di sconforto e determina un dispendio di tempo e di energie per decidere cosa leggere e a che cosa rispondere.

5 suggerimenti per gestire le email

1. Disattivare tutte le notifiche di arrivo posta (segnale acustico, banner sullo schermo, bandierina con il numero dei messaggi): questo ci evita inutili distrazioni e permette di leggere la posta quando ci è più conveniente.
2. Controllare la casella di posta solo quando si ha il tempo per farlo e preferibilmente quando l’energia è bassa: si tratta di momenti in cui non saremmo comunque produttivi e in cui ha quindi senso dedicarsi ad attività poco impegnative.
3. Convogliare tutti gli indirizzi email verso la stessa cartella di posta in arrivo, così da ridurre i tempi di consultazione.
4. Scegliere una casella email principale e strutturarla per gestire tutta la posta, indipendentemente dall’indirizzo email originale, in modo ottimale.
5. Sincronizzare le caselle postali su tutti i dispositivi, cosicché quando si legge, cancella o sposta una email sullo smartphone, questa modifica si rifletta anche sul tablet, sul laptop e sul desktop, e viceversa. In questo modo non si spreca tempo a ripetere operazioni già effettuate su un altro dispositivo.

Come organizzare la casella email principale

Nel mio caso, oltre ad aver convogliato tutte le email in un’unica cartella di posta in arrivo, ho impostato altre 4 cartelle, che gestisco come sotto descritto (il metodo è ispirato al sistema GTD – Getting Things Done, descritto da David Allen in Detto, fatto!).

• Posta in arrivo (Inbox): così come si faceva con la tradizionale cassetta della posta, questa cartella va svuotata ogni volta che la si visita. Per raggiungere questo obiettivo occorre intraprendere una serie di azioni che, visto che normalmente avremo a che fare con un numero limitato di email, ci impegneranno solo per pochi minuti:
  • cestinare immediatamente la posta inutile;
  • rispondere subito alle email che richiedono un tempo di elaborazione inferiore ai 2 minuti, spostando poi la mail originale nella cartella Filed;
  • nel caso l’email richieda un’azione esterna, creare un elemento nel sistema di gestione delle attività (per esempio remember the milk o Things), collegando con un link la mail originale, che nel frattempo sarà stata spostata nella cartella Filed;
  • spostare le email rimanenti in una delle altre 4 cartelle, secondo i criteri descritti di seguito.
• Action: contiene tutte le email che richiedono una risposta impegnativa, per produrre la quale sono necessari più di 2 minuti.
• Maybe: si tratta di email da leggere quando e se si avrà tempo disponibile (in questa categoria rientra la newsletter di management dojo, interessantissima, ma sicuramente non urgente).
• WaitingFor: in questa cartella si trovano le email riguardanti informazioni che si stanno aspettando.
• Filed: è l’archivio che contiene tutta la posta che si vuole conservare. Non conviene creare sottocartelle perché gli attuali sistemi di ricerca sono più efficienti della tradizionale organizzazione per argomenti.

Scrivere le email

Oltre a leggere, dobbiamo anche scrivere: a questa attività è preferibile destinare momenti diversi della giornata (in cui il livello energetico è più alto) per scrivere email di nostra iniziativa e per rispondere a quelle che si trovano nella cartella Action ed, eventualmente, in Maybe e WaitingFor.

Inoltre, quando si scrive una mail è opportuno utilizzare alcuni semplici accorgimenti per evitare di farsi male da soli (ne parlo in come scrivere una mail).

Avvertenze importanti

Poiché le 3 cartelle operative (Action, Maybe e WaitingFor) sono efficaci solo se contengono poche email (idealmente quante se ne possono visualizzare in una singola schermata), è necessario ripulirle con regolarità. D’altra parte, se dopo un mese non abbiamo ancora risposto a una email posizionata in Action, significa che probabilmente non era molto importante e che sicuramente non era urgente: tanto vale spostarla in Filed o addirittura nel cestino.

E se l’email è estremamente urgente?

Si tratta di un’ipotesi di cui non dobbiamo preoccuparci: se la comunicazione è urgente e importante, il mittente troverà sicuramente il modo di contattarci!

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Letture laterali

Consigli per trovare ispirazione e spunti di riflessione, attraverso letture solo apparentemente lontane dal contenuto dell’articolo.

Daniel Quinn: Ishmael

Ishmael è un gorilla che pubblica un annuncio per trovare un allievo a cui trasferire la sua saggezza: il metodo pedagogico che utilizza è di tipo socratico e la comunicazione avviene in modo molto particolare.

Il romanzo, molto ben congegnato, è in realtà uno stratagemma per investigare le origini dei conflitti tra i popoli, ripercorrendo tutta la storia dell’umanità.  E per far intravedere delle possibili vie per salvare il mondo.

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