L'approccio progettuale - management dojo

Mi diverto spesso ad osservare il modo in cui le persone fanno la spesa al supermercato; osservando come gli acquirenti si muovono tra gli scaffali, risulta infatti evidente una suddivisione in due grandi categorie: chi utilizza la lista della spesa e chi no. Questa distinzione, apparentemente banale, sottende in realtà due approcci manageriali radicalmente diversi.

Spesa con lista

Spesso la lista ė organizzata seguendo la disposizione degli scaffali. L’utilizzatore dispone di un elenco di cose da comprare, scritto su carta (nel qual caso serve anche una penna) o registrato su un dispositivo elettronico. Man mano che le operazioni procedono, vengono depennati gli articoli acquistati e, anche se viene occasionalmente inserito nel carrello qualcosa non in elenco, tutto sommato l’attività si conclude entro i limiti di tempo e di budget pianificati e si rientra alla base con il necessario per ripristinare le scorte di casa. Normalmente c’è tutto quello che serve per iniziare a preparare la cena.

Spesa senza lista

In questo caso l’acquirente è molto più dinamico: segue il percorso degli scaffali spostandosi continuamente da un lato all’altro e, poiché spesso si muove in coppia, interroga il partner sulla necessità o meno di acquistare un certo prodotto: “Abbiamo olive verdi a casa?” , “Cosa ne diresti se stasera provassimo questi tortellini?”. Generalmente la spesa richiede molto più tempo, si conclude con un carrello stracolmo, uno scontrino lunghissimo e, una volta ritornati a casa, con la scoperta che mancano alcuni ingredienti fondamentali per la cena.

Approccio progettuale

Se ripensiamo alle attività svolte dal manager, fare le spesa sembrerebbe appartenere alla categoria dell’operatività quotidiana: si tratta infatti di un’attività che viene eseguita abitualmente e che è caratterizzata da una notevole dose di prevedibilità. Eppure, a fronte di un piccolo investimento di tempo (qualche minuto per prepararla), l’utilizzo della lista comporta indubbi vantaggi in termini di tempi, costi e qualità del risultato (torno a casa con gli articoli che mi servono). In realtà, ciò che contraddistingue chi fa la spesa con la lista è l’approccio progettuale, vale a dire un modo di affrontare le attività caratterizzato da 4 fasi fondamentali:

Prima di iniziare un’attività, non importa quanto operativa, ci fermiamo a riflettere sugli obiettivi delle nostre azioni e sulle modalità per raggiungerli. In poche parole, prima di agire pianifichiamo (verifichiamo cosa manca in casa e scriviamo la lista della spesa).
Mentre l’attività è in corso ne controlliamo l’andamento (spuntiamo gli articoli della lista inseriti nel carrello) e, se necessario, apportiamo le modifiche del caso (aggiungiamo articoli che avevamo dimenticato di inserire in lista).
Prima di concludere l’attività, verifichiamo il raggiungimento degli obiettivi prefissati (tutti gli articoli della lista sono stati depennati), evidenziando le eventuali anomalie (un prodotto non trovato, un’altro non acquistato perché troppo caro o non della qualità desiderata) così da poterle gestire successivamente (acquisti da fare in un altro negozio).
Ad attività conclusa, consuntiviamo: scorriamo lo scontrino per vedere quanto abbiamo speso (a volte anche individuando gli articoli che hanno determinato degli scostamenti rispetto alle nostre previsioni) e infine, diamo uno sguardo all’orologio per verificare quanto tempo abbiamo impiegato.

Ovviamente, proprio perché rientrano nell’operatività quotidiana, queste fasi vengono applicate alle nostre attività in modo quasi automatico: non siamo di fronte ad alcun appesantimento ma, al contrario, l’adozione dell’approccio progettuale comporta un utilizzo più efficace ed efficiente delle nostre risorse.

Letture laterali

Consigli per trovare ispirazione e spunti di riflessione, attraverso letture solo apparentemente lontane dal contenuto dell’articolo.

Haruki Murakami: L’arte di correre

Si tratta di un racconto autobiografico (la traduzione del titolo originale sarebbe “Di cosa parlo quando parlo della corsa”) costruito intorno alla passione dell’autore per la corsa di resistenza. La storia delle sue esperienze come runner si intreccia con quella della sua vita e del modo in cui è diventato uno scrittore: si resta affascinati da quanto approccio progettuale Murakami mette in entrambe le sue passioni.

È grazie a questo libro che sono diventato un’appassionato di Murakami e, successivamente, ho iniziato a correre.