Come costruire la WBS - management dojo

Carl Gustav Jung, il grande psicologo che ha introdotto il concetto di sincronicità (una coincidenza significativa su un piano emozionale, non riconducibile a relazioni di causa-effetto) sarebbe rimasto affascinato dalla foto che compare in testa a questo articolo: l’autrice, Paola Rubbi, non riesce infatti a capacitarsi di come quello che voleva essere un normale scatto sia risultato in questa immagine. L’elemento sincronico è rappresentato dal fatto che, mentre mi muovevo davanti alla WBS sviluppata dal suo team, stavo proprio illustrando i vantaggi della scomposizione del lavoro.

Che cos’è la WBS

La WBS (Work Breakdown Structure – struttura di scomposizione del lavoro) è probabilmente il più importante tra tutti gli strumenti di project management. Essa infatti costituisce la base per:

definire l’ambito del progetto, vale a dire il lavoro necessario per fornire il prodotto, il servizio o il risultato con le caratteristiche e le funzioni concordate con il committente, identificando chiaramente che cosa è incluso entro il perimetro del progetto;
assegnare le risorse necessarie (persone, materiali, logistiche);
stimare i tempi e i costi;
controllare lo stato di avanzamento del progetto;
verificare, in fase di consegna del progetto, l’effettivo completamento di quanto concordato.

Come pianificare la costruzione della WBS

Proprio perché ricopre un ruolo fondamentale, lo sviluppo della WBS costituisce un’attività da preparare con la massima cura.

Per costruire una wbs servono:

un team di persone con competenze tecniche relative alle diverse componenti del prodotto da realizzare;
una parete liscia o una lavagna bianca di grandi dimensioni;
alcune confezioni di post-it gialli, formato rettangolare standard (76 x 127 mm);
alcune confezioni di post-it di altro colore (76 x 127 mm);
un set di pennarelli a tratto medio.

Per la lista completa dei materiali: strumenti di project management

Costruire la WBS in 4 mosse

Appiccichiamo alla parete un post-it giallo che rappresenta il prodotto finale che vogliamo realizzare: per esempio l’appartamento ristrutturato a nuovo, in cui ci trasferiremo a progetto felicemente concluso.
Scendendo di un livello, scomponiamo il prodotto finale nelle sue componenti principali: lavori edili, impianti, finiture, documentazione. Tipicamente questa fase è oggetto di discussione, in quanto rappresenta un livello concettuale: è meglio scomporre pensando agli esperti da coinvolgere (muratore, idraulico, imbianchino, architetto, etc.) o dovremmo dare la precedenza alla funzione delle diverse parti (cucina, camera da letto, bagno, e così via)? E se fosse invece preferibile dividere solo in zona giorno e zona notte? In questa fase bisogna anche ricordarsi di inserire al primo livello un post-it per il project management, che ci servirà per stimare il costo della gestione del progetto (ad esempio il tempo impiegato per sviluppare la WBS).
Scomponiamo ciascuno di questi componenti principali in elementi più piccoli, scendendo lungo ogni ramo della WBS (ciascun livello più basso rappresenta una descrizione più dettagliata del lavoro da eseguire) fino a raggiungere un livello dove decidiamo di terminare la scomposizione. I post-it gialli del livello più basso (le foglie, se pensiamo alla WBS come a un albero rovesciato) vengono chiamati work package e rappresentano le più piccole unità in cui è stato scomposto il lavoro (inteso come output da realizzare). Affinché sia gestibile (facile da stimare e da controllare) è buona norma che il lavoro richiesto per produrre un work package sia compreso tra le 4 e le 40 ore.
Per approfondire: come gestire i tempi di progetto (senza ritardi)
Sotto ad ogni work package (post-it giallo) appiccichiamo dei post-it di colore diverso che descrivono tutte le attività necessarie per produrlo.

Una volta completata, è importante che la WBS sia convalidata con il committente e con i principali stakeholder (portatori di interesse), per verificare che sia coerente con le aspettative, per identificare elementi mancanti o per eliminare elementi superflui.

Il team building è gratis

Costruire la WBS con la modalità sopra descritta, presenta inoltre indubbi vantaggi dal punto di vista della motivazione del team:

tutti i partecipanti alla costruzione della WBS hanno una comprensione condivisa dell’ambito del progetto;
il coinvolgimento attivo produce una maggiore responsabilizzazione, che produrrà i suoi frutti al momento di eseguire le attività individuate in questa fase;
la modalità con cui viene costruita la WBS (in piedi, vicino a una parete, con la possibilità per tutti di scrivere, appiccicare e spostare i post-it) favorisce la comunicazione e la costruzione di relazioni positive tra i membri del team di progetto.

In sostanza, quando pianifichiamo la costruzione della WBS dobbiamo essere consapevoli che, oltre a produrre un output fondamentale per il successo del progetto, abbiamo anche l’opportunità di organizzare un’esperienza di team building che non ha nessun costo aggiuntivo.
Per approfondire: il mito del team building

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Letture laterali

Consigli per trovare ispirazione e spunti di riflessione, attraverso letture solo apparentemente lontane dal contenuto dell’articolo.

Jean-François Vézina: La necessità del caso

L’autore del libro, il cui sottotitolo molto appropriato è La sincronicità negli incontri che ci trasformano, ci racconta in modo molto piacevole la teoria di Jung, facendo spesso riferimento a episodi che hanno segnato in modo determinante il corso della sua vita. Sono proprio le note autobiografiche a rendere il libro ben più accattivante del pur leggibile saggio di Jung (lettura obbligata per chi dovesse rimanere affascinato dal concetto di sincronicità).

Nelle parole di Vézina: “È un libro sugli incontri che facciamo e su quelli che non faremo mai, un libro sui nostri viaggi e sulle coincidenze misteriose che ci indirizzano verso il prossimo villaggio”.